การบริหารโครงการ คืออะไร? ขั้นตอนของ Project Management
หลักการบริหารโครงการนั้นโดยรวมแล้วอาจจะเป็นเรื่องที่น่าเบื่อสำหรับบางคน เพราะนอกจากจะต้องวางแผนงานซับซ้อนแล้ว ยังต้องมาวิตกกังวลกับการบริหารคนและทรัพยากรให้ได้ตามที่ต้องการอีก
แต่สิ่งที่หลายคนอาจจะไม่รู้ก็คือการบริหารโครงการเป็นตัวขับเคลื่อนธุรกิจอย่างหนึ่ง ที่ไม่มีองค์กรไหนสามารถหลีกเลี่ยงได้ ในบทความนี้เรามาดูการว่าการบริหารโครงการนั้นทำยังไง สิ่งที่เราควรรู้ก่อนบริหารโครงการมีอะไรบ้าง
การบริหารโครงการ (Project Management) คืออะไร
การบริหารโครงการ (Project Management) คือการเริ่มต้น วางแผน ดำเนินการ ตรวจสอบควบคุม และปิดโครงการ ของงานโครงการ ผ่านทางเครื่องมือ ความรู้ ทรัพยากรณ์ และกิจกรรมต่างๆของคนในองค์กร โดยเป้าหมายก็คือการบรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการภายในระยะเวลาและข้อจำกัดอย่างอื่นที่กำหนดไว้
โดยมากแล้ว การบริหารโครงการก็คือการบริหารผลลัพธ์ 3 อย่าง ระหว่าง เวลา ค่าใช้จ่าย และ คุณภาพงาน แต่การบริหารโครงการจะแตกต่างกับการบริหารทั่วไปยังไงนะ?
คำว่า ‘โครงการ’ จะมีความหมายแตกต่างกับงานทั่วไปตรงที่ ‘โครงการ’ จะมีเวลากำหนดวันเริ่มต้นและวันจบงานที่แน่นอน และก็ยังมีลักษณะงานที่มีความ ‘แตกต่าง’ ไม่เหมือนก้บชนิดงานที่องค์กรปฏิบัติทั่วไป ซึ่งในส่วนนี้ผมได้เขียนบทความด้านนิยามของโครงการไว้สามารถอ่านได้ครับ โครงการคืออะไร และ มีกี่ประเภทกันนะ?
และด้วยการที่ว่า โครงการ นั้นมีลักษณะงานที่พิเศษและชั่วคราว ทำให้การบริหารโครงการประกอบไปด้วยพนักงานและผู้คนที่มักจะไม่ค่อยได้ทำงานด้วยกัน บางครั้งก็อาจจะมาจากคนละแผนก บางครั้งก็อาจจะมาจากคนละองค์กร คนละประเทศ เลยด้วยซ้ำ
จะเห็นได้ว่าความหมายของคำว่าโครงการและการบริหารโครงการนั้นค่อนข้างกว้าง ทำให้เนื้องานของการบริหารโครงการมีหลากหลาย ตั้งแต่การพัฒนาโปรแกรมซอฟต์แวร์ การรับเหมาก่อสร้าง การพัฒนากระบวนการทำงานในบริษัท การเปิดตลาดใหม่ หรือแม้แต่การร่วมมือกันเพื่อทำโครงการช่วยสังคม
แต่ไม่ว่าเนื้อหาของโครงการจะเป็นอย่างไร ความท้าทายหลักของการบริหารโครงการก็คือ การทำให้เป้าหมายบรรลุผลภายในเวลาและค่าใช้จ่ายที่จำกัด ผ่านการบริหารทรัพยากรที่ซับซ้อนอย่าง ‘ปัจจัยมนุษย์’
กระบวนการและขั้นตอนการบริหารโครงการ
การบริหารโครงการนั้นมีปัจจัยหลักหลาย สำหรับผู้บริหารโครงการหลายคนอาจจะคิดว่าขั้นตอนการบริหารโครงการนั้นยากและมีความซับซ้อน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเวลาที่เราต้องบริหารหลายโครงการพร้อมกัน โดยที่เรามีทรัพยากรและเวลาที่จำกัด
หลักการบริหารโครงการที่ดีก็คือการแบ่งโครงการใหญ่ออกมาให้เป็นเนื้องานเล็กๆหลายอย่าง เพื่อให้ผู้บริหารโครงการสามารถแบ่งทรัพยากรที่จำกัดในโครงการได้อย่างทั่วถึงทุกส่วน สำหรับคนที่สนใจเรื่องทักษะของผู้บริหารโครงการ ผมแนะนำบทความนี้ครับ Project Manager คือตำแหน่งอะไร? ต้องเก่งอะไรบ้าง
ขั้นตอนการบริหารโครงการนั้นแบ่งออกมาเป็น 5 ส่วน ก็คือ การเริ่มต้น วางแผน ดำเนินการ ตรวจสอบควบคุม และปิดโครงการ เรามาลองดูกันว่าแต่ละขั้นตอนมีอะไรบ้างและมีความสำคัญยังไง
1. การเริ่มต้น (Initiating) – ขั้นตอนแรกของการบริหารโครงการก็คือขั้นตอนการเริ่มต้นโครงการ ในส่วนนี้ผู้บริหารโครงการจำเป็นต้องประเมินว่าโครงการแต่ละโครงมีมูลค่าเท่าไรและมีความเป็นไปได้ที่จะบรรลุวัตถุประสงค์หรือเปล่า โดยส่วนมากจะเป็นการดูเบื้องต้นว่าค่าใช้จ่าย และระยะเวลาในการทำโครงการ เพียงพอสำหรับคุณภาพที่เจ้าของโครงการคาดหวังไว้หรือเปล่า
2. การวางแผน (Planning) – หลังจากที่โครงการได้ถูกอนุมัติแล้ว ในขั้นตอนนี้ก็จะเป็นการวางแผนโครงการ เพื่อที่จะลงรายละเอียดและทำให้เจ้าของโครงการมั่นใจได้ว่ากิจกรรมทั้งหมดในโครงการจะอยู่ในเวลาและงบประมาณที่กำหนดไว้ การวางแผนที่ดีควรจะลงรายละเอียดว่าพนักงานแต่ละคนควรจะทำอะไร และทรัพยากรแต่ละอย่างควรหามาจากไหนและไปลงที่ไหน นอกจากนั้นแล้วการวางแผนควรจะครอบคลุมถึงวิธีบริหารความเสี่ยงต่างๆด้วย
3. การดำเนินการ (Executing) – หากโครงการมีการวางแผนที่ดีและครอบคลุมมากพอ ขั้นตอนการดำเนินการก็จะทำได้ง่าย ขั้นตอนการดำเนินคือการ ‘สร้างผลลัพธ์’ ให้ลูกค้าพึ่งพอใจ โดยหน้าที่หลักของผู้บริหารโครงการก็คือการดูแลและบริหารให้ทรัพยากรต่างๆถูกใช้ไปตามที่ถูกวางแผนไว้ และพนักงานต่างๆสามารถทำงานที่ตัวเองได้รับมอบหมายได้อย่างถูกต้อง
4. การตรวจสอบและควบคุม (Monitoring and Controlling) – การตรวจสอบและควบคุมเป็นขั้นตอนที่ผู้บริหารโครงการต้องกลับมาพิจารณาเรื่อยๆ โดยส่วนมากแล้วขั้นตอนนี้จะถูกปฏิบัติไปพร้อมกับขั้นตอนการดำเนินการข้อที่แล้ว เป้าหมายของการตรวจสอบและควบคุมก็คือการดูแลให้กิจกรรมทุกอย่างในโครงการเป็นไปตามที่กำหนดวางแผนไว้ ทั้งในส่วนค่าใช้จ่าย คุณภาพ และ เวลา
5. การปิดโครงการ (Closing) – ขั้นตอนสุดท้ายก็คือขั้นตอนการปิดโครงการ ที่ผู้บริหารโครงการจะส่งมอบผลลัพธ์ของโครงการให้กับลูกค้า ในหลายๆกรณีขั้นตอนนี้จะเป็นขั้นตอนที่ทรัพยากรต่างๆจะถูกปล่อยไปให้โครงการอื่นได้ใช้ เช่นการย้ายพนักงานไปทำในโครงการอื่นต่อ ขั้นตอนการเปลี่ยนโครงการรวมถึงการพิจารณาผลลัพธ์ของโครงการ และการจัดเก็บเอกสารต่างๆที่เกี่ยวข้องกับโครงการด้วย เพื่อให้เจ้าของโครงการสามารถนำไปใช้พัฒนาโครงการต่อไปได้อีก
เราจะเห็นได้ว่าความยากง่ายของการบริหารโครงการนั้น ขึ้นอยู่กับชนิดและเนื้อหาของโครงการเลย โครงการเล็กๆบางอย่างต่อให้มี 5 ขั้นตอนแต่ก็สามารถทำให้บรรลุเป้าหมายได้ภายในเวลาไม่กี่วัน ในทางกลับกันโครงการใหญ่ๆอาจจะใช้เวลาหลายสิบปีกว่าจะสามารถปิดโครงการได้
เรื่องของประสิทธิภาพการทำงานเป็นหัวข้อที่ผู้อ่านหลายคนเรียกร้องให้ผมเขียน ในส่วนนี้ผมได้ทำคู่มือ มินิอีบุ๊ค ทำงานให้เร็ว ทำงานอย่างฉลาด ที่ทุกคนสามารถโหลดได้ฟรีๆเลย คลิกตรงนี้ ครับ
จุดมุ่งหมายของการบริหารโครงการ – การบริหารความเสี่ยงในโครงการ
จุดมุ่งหมายหลักของการบริหารโครงการก็คือการสร้างผลลัพธ์
เนื่องจากว่าโครงการจะมีลักษณะพิเศษไม่เหมือนกับงานที่องค์กรปฏิบัติการทั่วไป ในกรณีนี้เป้าหมายของการบริหารโครงการก็คือการนำทรัพยากรต่างๆมารวมกันเพื่อให้ได้ ‘ผลลัพธ์ที่ไม่เคยมีมาก่อน’
แต่คำว่าผลลัพธ์ก็รวมถึงปัจจัยข้อจำกัดหลายอย่างเช่นเวลา ค่าใช้จ่าย และคุณภาพด้วย
เราอาจจะพูดได้ว่าจุดมุ่งหมายของการบริหารโครงการก็คือการ ‘บริหารความเสี่ยง’ เพื่อทำให้โอกาสที่โครงการจะประสบความสำเร็จ (หรือลูกค้าพอใจ) มากขึ้นที่สุด โดยที่ความเสี่ยงก็รวมถึงปัจจัยหลายอย่าง ตั้งแต่ปัจจัยภายในโครงการ อย่างพนักงานหรือทรัพยากรต่างๆ ไปจนถึงปัจจัยนอกโครงการ อย่างบริษัทคู่แข่ง เทคโนโลยี หรือปัญหาที่ควบคุมไม่ได้อย่างดินฟ้าอากาศ
ยิ่งเป็นโครงการที่มีมูลค่าสูง มีหลายตัวแปร และหลายขั้นตอนการดำเนินการ ‘ความเสี่ยง’ ที่โครงการจะไม่ประสบความสำเร็จก็ยิ่งมีเยอะ ซึ่งก็เป็นสาเหตุที่ผู้บริหารโครงการหลายคนเลือกที่จะแตกโครงการใหญ่ๆให้ออกมาเป็นกิจกรรมเล็กๆน้อยๆ เพื่อความง่ายในการบริหารนั้นเอง
เราเข้าใจความหมายของความเสี่ยงในการบริหารโครงการแล้ว เรามาลองดูปัจจัยต่างๆที่เกี่ยวข้องกับการบริหารโครงการบ้าง
ปัจจัยการบริหารโครงการ
อ่านมาถึงขนาดนี้แล้วหลายๆคนคงจะเห็นภาพว่าการบริหารโครงการนั้น ฟังดูเหมือนเรียบง่ายแต่จริงๆมีความซับซ้อนอยู่พอสมควร
ความซับซ้อนของการบริหารโครงการก็จะยิ่งมีเยอะขึ้นหากปัจจัยและทรัพยากรณ์ต่างๆมีจำกัด ในส่วนนี้เรามาดูกันว่าปัจจัยต่างๆที่ช่วยในการบริหารโครงการนั้นมีอะไรบ้าง
ค่าใช้จ่ายหรือต้นทุน – ปัจจัยแรกที่ต้องดูเลยก็คือค่าใช้จ่ายและต้นทุนของโครงการ หากค่าใช้จ่ายและต้นทุนมากเกินกว่าที่ถูกกำหนดไว้ ในมุมมองธุรกิจแล้วโครงการนี้ก็เป็นโครงการที่ไม่ประสบความสำเร็จเพราะไม่สามารถทำกำไรได้
เวลา – ปัจจัยที่ 2 ที่สำคัญไม่แพ้ค่าใช้จ่ายหรือต้นทุนก็คือเวลา งานทุกประเภทก็ย่อมมีกำหนดส่งงาน และงานโครงการก็ไม่ต่างกัน ในส่วนนี้ผู้บริหารโครงการต้องมาเปรียบเทียบว่าระยะเวลาและต้นทุนของโครงการนั้นมีความเป็นไปได้มากแค่ไหน ยิ่งเป็นโครงการที่มีขั้นตอนหลายอย่างซับซ้อน การบริหารเวลาของโครงการก็ต้องลงรายละเอียดของแต่ละขั้นตอนด้วย
ลูกค้าและบุคคลที่เกี่ยวข้อง – ในหลายโครงการอาจจะมี ‘ลูกค้า’ มากกว่าหนึ่งคน โครงการพัฒนาซอฟต์แวร์ไอทีอาจจะต้องดูทั้งความต้องการของลูกค้าผู้ว่าจ้างในโครงการ และความต้องการของผู้ใช้งานซอฟต์แวร์ด้วย ในขณะเดียวกันโครงการรับเหมาก่อสร้างหมู่บ้านก็อาจจะต้องดูความต้องการของเจ้าของโครงการที่เป็นลูกค้าหลัก และความต้องการของ ‘ลูกค้าของลูกค้า’ ด้วยเช่นกัน
บุคลากรในโครงการ – เพื่อที่จะทำให้โครงการประสบความสำเร็จ ผู้บริหารโครงการจำเป็นต้องบริหารทรัพยากรมนุษย์ในโครงการด้วย อาจจะเป็นการโยกย้ายทรัพยากรไปยังอีกหน้าที่ การลดทรัพยากรมนุษย์เพื่อประหยัดค่าใช้ หรือการหาบุคลากรเพิ่มเพื่อให้โครงการสามารถดำเนินต่อไปได้ตามกำหนด
เป้าหมายของโครงการ – เป้าหมายของโครงการจะขึ้นอยู่กับความต้องการของลูกค้า อาจจะเป็นการสร้างซอฟต์แวร์ การสร้างบ้าน หรือการไปเปิดตลาดใหม่ในพื้นที่ใหม่ การบริหารโครงการที่ดีต้องมีเป้าหมายที่ชัดเจน และต้องมีวิธีที่สามารถวัดผลเป้าหมายแต่ละขั้นตอนได้
ทรัพยากรอื่นๆ – หลายครั้ง ผู้บริหารโครงการจำเป็นที่จะต้องบริหารทรัพยากรอื่นๆนอกเหนือจากทรัพยากรมนุษย์ด้วย ในกรณีของโครงการก่อสร้าง ทรัพยากรก็อาจจะหมายถึงอุปกรณ์ก่อสร้าง หินปูนทรายต่างๆ ซึ่งทรัพยากรส่วนนี้ก็ควรที่จะถูกระบุไว้ตั้งแต่ตอนแรกเป็นส่วนของการวางแผนค่าใช้จ่ายและการวางแผนโครงการ
ราคา – โครงการบางอย่างอาจจะเป็น ‘การว่าจ้าง’ บริษัทอื่นอีกที ซึ่งก็หมายความว่าสำหรับผู้บริหารโครงการที่ถูกจ้างมานั้น ‘ราคาการว่าจ้าง’ ก็เป็นปัจจัยที่ต้องคำนึงถึง คงไม่มีผู้รับเหมาคนไหนอยากจะทำงานให้กับลูกค้าฟรีๆ เพราะฉะนั้น หากราคาและต้นทุนไม่เหมาะสม โอกาสที่โครงการจะถูกปฏิเสธตั้งแต่ขั้นตอนแรกก็มีเยอะมาก
ความท้าทายของการบริหารโครงการอย่างแรกก็คือปัจจัยที่หลากหลาย จากปัจจัยข้างบนเราก็จะเห็นแล้วว่าผู้บริหารโครงการนั้นนอกจากจะต้องบริหารเงินและเวลาแล้ว ยังต้องบริหารบุคลากรและความคาดหวังของลูกค้าอีกด้วย
ซึ่งก็แปลว่าผู้บริหารโครงการที่ดี นอกจากจะมีทักษะในการบริหารเงินและทรัพยากรแล้ว ยังต้องมีทักษะในการเข้าหาผู้คนอีกด้วย ยิ่งเป็นโครงการที่ใช้ความรู้เฉพาะทาง แบบโครงการไอที หรือโครงการก่อสร้างแล้ว หน้าที่ของผู้บริหารโครงการก็จะมีเยอะขึ้นอีก
โดยเฉพาะในกรณี โครงการในองค์กรขนาดใหญ่ ที่ผู้บริหารโครงการส่วนมากไม่ใช่เจ้าของบริษัท แต่จำเป็นต้องบริหารพนักงานแต่ละแผนก คำถามก็คือ ผู้บริหารโครงการจะโน้มน้าวพนักงานที่ ‘ไม่ใช่ลูกน้อง’ ของตัวเองได้อย่างไรบ้าง?
ในส่วนถัดไป เรามาลองดูกลยุทธ์และเทคนิคต่างๆที่จะช่วยในการบริหารโครงการกันครับ
เครื่องมือและกลยุทธ์การบริหารโครงการ
การบริหารโครงการมีความท้าทายอยู่หลายอย่าง แต่ก็ไม่ได้แปลว่าการบริหารโครงการให้ประสบความสำเร็จนั้นเป็นไปไม่ได้ ในส่วนนี้เรามาลองดูเครื่องมือและกลยุทธ์ต่างๆที่ช่วยในการบริหารโครงการให้เรียบง่ายและได้ผลมากขึ้น
โครงสร้างการจัดแบ่งงาน (Work Breakdown Structure) – คือการแบ่งหน้าที่หลักในแต่ละโครงการออกมาเป็นหน้าที่หรือกิจกรรมย่อย เพื่อให้บริหารและกระจายทรัพยากรได้ง่ายขึ้น โครงสร้างการจัดแบ่งงานที่ดีควรจะอธิบายถึง ‘ผลลัพธ์ที่อยากได้’ ของแต่ละขั้นตอน
โดยเราสามารถที่จะทำ โครงสร้างการจัดแบ่งงาน ตามแต่ละขั้นตอนของการบริหารโครงการ (การย่อยขั้นตอนของ การเริ่มต้น วางแผน ดำเนินการ ตรวจสอบควบคุม และปิดโครงการ) หรือจะแบ่งตามทรัพยากรหรือหน้าที่ของแต่ละทีมก็ได้
แผนภูมิแกนต์ (Gantt Chart) – เรียกอีกชื่อก็คือแผนผังคุมกำหนด เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการจัดการและบริหารตารางเวลาและขั้นตอนต่างๆ ซึ่งจะถูกแสดงออกมาเป็นตารางที่มีอยู่ 2 แกน
แกนแรกคือ ‘หน้าที่’ ที่จะต้องปฏิบัติการ และอีกแกนหนึ่งก็คือการที่แสดงถึง ‘ระยะเวลา’ ที่ต้องปฏิบัติการ
แต่ละหน้าที่หรือกิจกรรมในโครงการจำเป็นที่จะต้องมีการประเมินลำดับการกระทำและระยะเวลาที่ใช้ในการปฏิบัติการ ซึ่งก็จะถูกแสดงบนแผนภูมิแกนต์อย่างชัดเจน โดยประโยชน์ของแผนภูมิแกนต์ก็คือการช่วยให้การบริหารโครงการสะดวกสบายมากขึ้น ผ่านการนำแต่ละขั้นตอนมาอยู่ในภาพรวมที่มองเห็นและเข้าใจง่าย
ระเบียบวิธีวิถีวิกฤต (Critical Path Method) – คือการกำหนดตารางเวลาของงานตลาดหน้าที่และกิจกรรม เพื่อที่จะบอกว่าแต่ละกิจกรรมใช้เวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดเมื่อไหร่ และกิจกรรมส่วนไหนเป็นปัญหาคอขวดของการบริหารโครงการ
โดยที่ เส้นทางวิกฤต (Critical Path) หมายถึงเส้นทางใดในเครือข่ายงานที่ใช้เวลานานที่สุดในการทำโครงการนั้นๆจนสำเร็จ หรือจะพูดในภาษาง่ายๆก็คือเส้นทางที่ถ่วงให้งานล่าช้า
สุดท้ายนี้ อีกสามเครื่องมือที่ใช้กันบ่อยในการบริหารโครงการก็คือ PDCA SMART Goals และ Flow Chart เนื่องจากว่าต้องอธิบายเยอะ ผมแนะนำให้ทุกคนอ่านบทความต่อไปนี้นะครับ จะลงรายละเอียดไว้ทั้งหมดเลย
PDCA คืออะไร – วงจรบริหารสี่ขั้นตอน 4 ขั้นตอน
SMART Goals คืออะไร? ทำไมถึงความสำคัญสำหรับองค์กร
Flow Chart คืออะไร – การเขียนผังงาน (พร้อมภาพประกอบ)
เนื่องจากว่าข้อจำกัดหลักของการบริหารโครงการก็คือเวลาและทรัพยากร หมายความว่า หากผู้บริหารโครงการสามารถจัดเรียง จัดวางกิจกรรมต่างๆให้อยู่ในเส้นทางที่ใช้เวลาน้อยที่สุดได้ งานก็เสร็จเร็วขึ้น
ในส่วนนี้แต่ละคนอาจจะเห็นว่าผมแนะนำแค่ ‘เครื่องมือ’ ในการบริหารโครงการเท่านั้น ซึ่ง ‘กลยุทธ์’ ที่ใช้ในการบริหารโครงการก็คือการนำเครื่องมือพวกนี้มาปรับแปลงแก้ไข ให้กระบวนการในโครงการมีประสิทธิภาพและความรวดเร็วมากขึ้น เช่นการลดเส้นทางวิกฤต การจัดแผนภูมิแกนต์ให้มีช่องว่างระหว่างแต่ละกิจกรรมเพื่อลดความเสี่ยง
เรายังต้องเข้าใจว่า การบริหารโครงการที่แท้จริง ไม่ใช่แค่การดูตารางทำงานบนกระดาษอย่างเดียว ผู้บริหารโครงการที่ดีต้องพิจารณาถึงปัจจัยมนุษย์ และสามารถแก้ไขสถานการณ์เฉพาะหน้าได้ด้วย
สรุปการบริหารโครงการ
เราจะเห็นได้ว่า ‘ชนิดของโครงการ’ อาจจะมีการเปลี่ยนแปลงหรือวิวัฒนาการไปตามความต้องการของตลาด เช่น เมื่อก่อนอาจจะไม่ค่อยมีโครงการพัฒนาซอฟต์แวร์เทคโนโลยี แต่สมัยนี้โครงการที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีและระบบไอทีมีเยอะมาก
สุดท้ายนี้ ไม่ว่าชนิดของโครงการจะเปลี่ยนไปมากแค่ไหน หลักการของการบริหารโครงการก็ยังเป็นสิ่งที่มีประโยชน์และต้องถูกนำมาใช้อย่างต่อเนื่อง
